L’autorité territoriale doit constituer un dossier pour chaque fonctionnaire ou contractuel.le.
L’existence d’un dossier individuel constitue une garantie pour les agent.e.s qui peuvent à tout moment exercer leur droit à communication et connaître les éléments dont dispose à leur égard l’autorité ayant pouvoir de nomination et pouvoir disciplinaire.
La communication du dossier individuel est obligatoire avant toute mesure prise en considération de la personne, que cette mesure ait ou non un caractère disciplinaire.
Nous vous présentons ci-dessous, l’essentiel de la question, pour plus de précisions n’hésitez pas à consulter notre dossier en ligne.
1 - CONTENU DU DOSSIER
Le dossier individuel doit comporter toutes les pièces intéressant la situation
administrative de l’agent, depuis son recrutement jusqu’à sa radiation des cadres.
Il n’existe pas de liste réglementaire fixant la composition du dossier individuel. Tous
les documents qui se rapportent à la situation administrative de l’agent, et ceux- ci
seulement, doivent s’y trouver, à l’exception de certains documents médicaux.
Sous cette réserve, il ne peut exister de dossier séparé. La constitution d’un second dossier pour la conservation de certains documents est illégale (documents officieux, sanctions effacées ou amnistiées, etc.)
Toute mention faisant état des opinions ou des activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques de l’intéressé ne doit pas figurer au dossier de l’agent, mais il y a quelques exceptions à cela (autorisations d’absence pour motif syndical par exemple).
Doivent donc être versés au dossier :
- Les arrêtés portant : recrutement, avancement, sanction disciplinaire (à l’exception de l’avertissement lire à de propos, mutation, licenciement, admission à la retraite.
- Les arrêtés plaçant le fonctionnaire : en congé de longue maladie ou de longue durée, en détachement, en congé parental, ..etc
- Les compte-rendus des entretiens professionnels annuels.
- Figurent également au dossier les documents préparatoires se rattachant à des actes administratifs (ex : diplômes, pièces d’état civil, PV de jurys de concours, des
CAP, …) - Y figurent également les demandes de congés et d’autorisations d’absence.
Toutes les pièces du dossier doivent être, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité
Le dossier peut être dématérialisé en tout ou partie.
2 – LA COMMUNICATION DU DOSSIER INDIVIDUEL
Tout agent a le droit d’accéder à son dossier individuel :
MODALITES
La demande de communication doit être adressée à l’autorité hiérarchique qui transmet au service compétent. Elle n’a pas à être motivée. Elle peut porter sur l’intégralité du dossier ou sur une partie seulement de celui-ci.
Le droit à communication peut être exercé à tout moment, et de manière répétée.
La communication du dossier individuel s’effectue selon les modalités prévues
pour tout document administratif : consultation sur place ou envoi de photocopies aux frais de l’agent, communication à l’intéressé ou à son mandataire.
Le bulletin numéro 2 du casier judiciaire, qui est délivré aux seules administrations, peut être consulté mais non reproduit, les documents médicaux concernant l’agent peuvent lui être communiqués, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne.
CAS PARTICULIER DE LA PROCEDURE DISCIPLINAIRE
La communication du dossier individuel ne peut être détachée de la procédure disciplinaire lorsqu’elle intervient dans ce cadre.
Exercice du droit
Dans le cas où une procédure de sanction disciplinaire est engagée par la collectivité, celle-ci doit informer l’agent de son droit à communication et lui en préciser les modalités pratiques d’exercice
Elle n’est pas tenue de communiquer spontanément le dossier : l’agent doit en faire la demande. La communication porte sur l’intégralité du dossier et sur tous documents annexes relatifs aux faits qui ont provoqué l’ouverture d’une procédure disciplinaire, y compris les témoignages sollicités par l’administration qui doivent être versés au dossier.
Modalités
L’agent doit disposer d’un délai correct pour prendre connaissance de son dossier. Suivant la jurisprudence, un délai de 4 ou 5 jours peut, dans certains cas, être suffisant.
Le délai doit être modulé suivant la particularité de chaque cas : complexité du dossier, ...etc.
Le droit à communication se double d’un droit à copie, aux frais de l’agent, dans les mêmes conditions que pour les documents administratifs.
Pour plus d’informations sur la procédure disciplinaire, consultez notre dossier en ligne.
Vos représentant.e.s FSU sont à votre écoute, n’hésitez pas à les contacter.
